Prowadzisz kilometrówkę? A może zastanawiasz się, czy powinieneś to robić? Sprawdź, jakie są aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące ewidencji przebiegu samochodu używanego w firmie i dowiedz się, kiedy rejestrowanie dystansu, jaki pokonuje auto, jest obowiązkowe, a kiedy prawo tego nie wymaga.

Prowadzisz własną działalność gospodarczą, w ramach której korzystasz z prywatnego auta? Pewnie więc zaliczasz związane z tym wydatki do kosztów podatkowych. A czy wiesz co to jest ewidencja przebiegu samochodu i kiedy jest stosowana? Przez długi czas jej prowadzenie było obowiązkiem każdego przedsiębiorcy – jak to wygląda dzisiaj?

Aż do końca 2018 roku zaliczenie do kosztów prowadzonej działalności wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (m.in. kosztów paliwa, części, przeglądów, itp.) było zawsze związane z obowiązkowym prowadzeniem tzw. kilometrówki, czyli ewidencji przebiegu pojazdu. Przedsiębiorcy, którzy nie wprowadzili samochodów do środków trwałych firmy, musieli rejestrować przebyty przez nie dystans, gdyż na tej podstawie mogli rozliczać się z fiskusem. Te przepisy już jednak nie obowiązują.

Od 1 stycznia 2019 roku zmianie uległy przepisy dotyczące rozliczania wydatków związanych z samochodem. Zgodnie z nowymi regulacjami, przedsiębiorców korzystających w działalności gospodarczej z prywatnego samochodu (niewchodzącego do środków trwałych firmy) obowiązuje stały limit odliczanych od podatku kosztów jego używania w wysokości 20%.

W skład kosztów, w przypadku których możliwe jest zastosowanie odliczenia w wysokości 20%, wchodzą m.in. wydatki na paliwo, olej, płyn do wycieraczek, parkingi, autostrady, myjnię, przeglądy, bieżące naprawy, zużywające się części czy ubezpieczenie. Nie można natomiast zastosować odliczenia do wydatków służących ulepszeniu pojazdu, np. zamontowaniu w nim instalacji gazowej czy urządzenia GPS – wyjaśnia Mateusz Piesowicz z porównywarki ubezpieczeń Mubi.

Zmiana przepisów z 2019 roku wyłączyła obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów u przedsiębiorców używających do celów służbowych swoich prywatnych samochodów, jednak nie objęła pojazdów należących do pracowników danego przedsiębiorcy.

Oznacza to, że w przypadku pracodawcy rozliczającego swoich pracowników, którzy używają prywatnych samochodów do celów służbowych, wciąż może być konieczne prowadzenie ewidencji ich przebiegu, przy której obowiązują stawki za kilometr w wysokości:

• 0,5214 zł dla samochodów z silnikami o pojemności do 900 cm3;
• 0,8358 zł dla samochodów z silnikami o pojemności powyżej 900 cm3.

Ponadto, szczegółową kilometrówkę należy prowadzić dla samochodów używanych wyłącznie w działalności gospodarczej, a więc stanowiących środek trwały lub używanych na podstawie umowy leasingu, wynajmu czy dzierżawy. Wówczas ewidencja przebiegu służy jako dowód, że taki pojazd jest wykorzystywany w zadeklarowanym celu.

Wreszcie ewidencja przebiegu jest obowiązkowa także dla przedsiębiorców pragnących odliczyć 100% VAT od zakupu i kosztów użytkowania samochodu. Jeżeli więc chcesz odliczyć pełen VAT od wydatków na samochód firmowy, np. jego polisę ubezpieczeniową (chcąc zaoszczędzić na ubezpieczeniu, pamiętaj, że najtańsze OC kupisz na Mubi), musisz pamiętać o kilometrówce. Wyjątkiem jest m.in. sytuacja, gdy samochód nie nadaje się do innych celów niż związane z Twoją działalnością.

Poza przedsiębiorcami używającymi w firmie prywatnych samochodów, obowiązek kilometrówki nie dotyczy również:

• pracodawcy ponoszącego wydatki na rzecz pracowników rozliczane w ramach miesięcznego ryczałtu pieniężnego – głównie wydatki nieobejmujące wyjazdów przekraczających określone stawki;
• samochodów użytkowanych na podstawie umowy użyczenia lub najmu krótkoterminowego – możliwe jest odliczenie kosztów do poziomu 75%;
• samochodów ciężarowych – powyżej 3,5 t lub poniżej 3,5 t z jednym rzędem siedzeń i zaświadczeniem o spełnianiu wymogów samochodu ciężarowego;
• przedsiębiorców rezygnujących z odliczania 100% VAT i 100% kosztów związanych z pojazdem przy samochodzie osobowym wykorzystywanym w celach służbowych.

Kilometrówka przedsiębiorcy odliczającego pełny VAT i 100% kosztów związanych z samochodem powinna zawierać:

• numer rejestracyjny;
• datę rozpoczęcia i zakończenie prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przy rozpoczęciu i na koniec prowadzenia ewidencji, oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego;
• wpis kierującego pojazdem zawierający numer, datę i cel wyjazdu, opis trasy, dystans, imię i nazwisko oraz podpis;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i zakończenie prowadzenia ewidencji.

Z kolei kilometrówka pracowników powinna zawierać:

• imię, nazwisko, adres zamieszkania;
• numer rejestracyjny i pojemność silnika pojazdu;
• opis trasy,
• numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• przejechany dystans,
• stawkę za 1 km,
• iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km,
• podpis i dane pracodawcy.