Jak traktować faktury z kasy fiskalnej datę księgowania i korekty dokumentów sprzed wejścia systemu?

Co dzieje się z dokumentami wystawianymi przy użyciu kas rejestrujących?

Sprzedawcy, którzy dotąd wystawiali faktury z kasy rejestrującej, pytają, jak wygląda faktura z kasy fiskalnej a KSeF. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, w okresie przejściowym od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. przedsiębiorcy mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej w przypadku czynności dokumentowanych fakturami wystawionymi przy zastosowaniu kas rejestrujących. Od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur z kasy fiskalnej całkowicie znika. Przepis art. 111 ust. 3a zmieni się tak, że podatnicy będą zobowiązani wystawić paragon fiskalny, ale już nie fakturę z kasy rejestrującej. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności może żądać wystawienia faktury w terminie do trzech miesięcy od transakcji. Artykuł podkreśla, że kasy fiskalne pozostają w systemie: paragony nadal będą dokumentować sprzedaż konsumentom, ale faktury uproszczone, czyli paragony z NIP do 450 zł, znikną. Wprowadzenie KSeF nie znosi instytucji kasy fiskalnej jako narzędzia dokumentowania sprzedaży osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Co z tego wynika? Po pierwsze, w 2026 r. sprzedawcy mogą jeszcze korzystać z dotychczasowego sposobu wystawiania faktur przy użyciu kasy, ale powinni przygotować się do zmian. Po drugie, od początku 2027 r. warto mieć wdrożoną procedurę, w której paragon jest podstawowym dokumentem sprzedaży detalicznej, a faktura, jeśli klient o nią prosi, wystawiana jest odrębnie. Po trzecie, pracownicy obsługi klienta powinni wiedzieć, że klient może zażądać faktury w ciągu trzech miesięcy od transakcji, więc trzeba mieć sposób na jej wystawienie po czasie. Po czwarte, trzeba sprawdzić z dostawcą kas, jakie aktualizacje przewidziano, bo urządzenia i oprogramowanie mogą wymagać zmian. Po piąte, firmy handlujące zarówno z konsumentami, jak i przedsiębiorcami powinny rozróżnić te grupy w procesie sprzedaży i dokumentowania. Po szóste, warto zadbać o szkolenie personelu, aby nie było pomyłek przy żądaniach faktury. Szczegóły techniczne zależą od używanych kas, dlatego pomocna będzie rozmowa z serwisem. Zmiany w przepisach należy monitorować, a wątpliwości kierować do księgowego.

Która data na e-fakturze jest datą wystawienia a która datą otrzymania?

Księgowi i przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się, z jaką datą księgować faktury z KSeF. Poradnik Przedsiębiorcy porządkuje to zagadnienie, odwołując się do przepisów ustawy o VAT. Faktura musi być wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub usługi, co wynika z art. 106i. W trybie online, zgodnie z art. 106na, faktura ustrukturyzowana uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Oznacza to, że datą wystawienia jest dzień przesłania do KSeF i przydzielenia numeru, niezależnie od daty wpisanej w polu P_1 dokumentu XML. W trybie offline24 datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika na fakturze, czyli w polu P_1, a nie data przesłania do KSeF, co wynika z art. 106nda ust. 10. Data otrzymania faktury to dzień przydzielenia numeru identyfikującego w KSeF, zgodnie z art. 106na ust. 1. W polu P_1 pliku XML należy podać datę i godzinę w określonym formacie, a faktyczna data wystawienia w KSeF może różnić się od daty wpisanej w tym polu. Jak to wykorzystać przy księgowaniu? Po pierwsze, trzeba odróżniać datę wystawienia od daty otrzymania, bo mają różne znaczenie w rozliczeniach. Po drugie, w przypadku faktury otrzymanej warto zapisywać dzień nadania numeru, bo to on wyznacza moment otrzymania. Po trzecie, pamiętać, że faktura wystawiona w trybie offline24 ma inną datę wystawienia niż data jej przesłania, więc przy księgowaniu trzeba sprawdzać tryb. Po czwarte, program księgowy powinien pokazywać wszystkie istotne daty, a w razie niejasności warto skonfigurować go zgodnie z zaleceniami dostawcy. Po piąte, księgowa lub księgowy powinni ustalić w biurze jednolity sposób postępowania, aby wszystkie dokumenty traktować tak samo. Po szóste, ostateczny okres rozliczenia zależy od przepisów dotyczących podatku, którego dotyczy dokument, więc przy trudnych przypadkach, takich jak transakcje na przełomie miesięcy, warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Artykuł nie wskazuje jednej uniwersalnej odpowiedzi na wszystkie przypadki księgowania, dlatego warto analizować przepisy dla konkretnego rodzaju dokumentu.

W jakiej formie poprawić dokument który powstał na papierze lub w innym systemie?

Po wprowadzeniu obowiązkowego systemu pojawia się pytanie, jak wygląda korekta faktury wystawionej przed KSeF lub w ogóle poza systemem. Jak wynika z artykułu w Poradniku Przedsiębiorcy, faktura korygująca musi być wystawiona w postaci faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, nawet jeśli pierwotna faktura była papierowa. Jak stanowi przepis, żaden przepis ustawy nie wyłącza korekty faktury z obowiązku stosowania KSeF. Wyłączenia dotyczą ograniczonej grupy: podatnicy mogą wystawiać korektę w formie papierowej lub elektronicznej wyłącznie wtedy, gdy łączna wartość sprzedaży w miesiącu nie przekracza 10 000 zł w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. Po osiągnięciu progu obowiązkowy staje się KSeF. Korekta powinna zawierać numer identyfikujący pierwotną fakturę w KSeF, a art. 106j ustawy o VAT reguluje wymóg wystawienia faktury korygującej w przypadku pomyłek lub zmian podstawy opodatkowania. Artykuł przywołuje też wyrok sądowy, zgodnie z którym przeszkodą do wystawienia faktur korygujących nie może być powoływanie się na brak fizycznego posiadania faktur pierwotnych. Co z tego wynika? Po pierwsze, jeśli trzeba skorygować starą fakturę, wystawioną w innym systemie lub na papierze, korektę będzie zwykle trzeba wystawić w KSeF, chyba że firma korzysta z okresowego zwolnienia. Po drugie, należy zebrać dane z faktury pierwotnej: numer, datę, kontrahenta i kwoty, aby poprawnie opisać korektę. Po trzecie, nie warto zwlekać z korektą z powodu braku oryginału, bo sam brak dokumentu nie jest przeszkodą. Po czwarte, przy wystawianiu korekty zgodnie z art. 106j trzeba uwzględnić wymagane elementy, takie jak przyczyna, kwoty i dane identyfikujące fakturę. Po piąte, warto uporządkować archiwum faktur sprzed wdrożenia systemu, aby w razie potrzeby łatwo znaleźć dokumenty. Po szóste, trzeba pilnować limitu 10 000 zł, jeśli korzysta się z odroczenia, bo korekty też się do niego odnoszą w sposób opisany w przepisach. W złożonych sytuacjach, na przykład gdy korekta dotyczy kilku okresów rozliczeniowych, warto skonsultować się z księgowym.