W obszarze kontroli radnych z komisji rewizyjnej znalazła się analiza kosztów organizacji biegu ulicznego "Wyszkowska Dycha" oraz wydarzenia "Trójkąt Nadbużański" w latach 2021- 2024, a także kosztów szkoleń i wyjazdów służbowych pracowników za lata 2018-2023. Zespół kontrolny sprawdził celowość, rzetelność oraz gospodarność w zakresie zarządzania mieniem i środkami publicznymi, dotyczącymi wymienionych wydarzeń. Zespół kontrolny w składzie: Paweł Zawadzki (przewodniczący), Joanna Kulesza, Bogdan Osik, w trakcie kontroli zbadał dokumenty księgowe i finansowe. Analizie poddano otrzymane faktury i informacje o wyjazdach i szkoleniach służbowych pracowników WOSIR. Odpowiedzi na pytania zespołu kontrolnego udzielał dyrektor Wyszkowskiego Ośrodka Sportu i Rekreacji Adam Szymański.
Za barierki drożej o 95%
"Wyszkowska Dycha Nocą" to cykliczna impreza organizowana od 10 lat. Jest to największy bieg uliczny w Powiecie Wyszkowskim. Organizacja wydarzenia w kolejnych latach kosztowała:
2021: 67.270 zł
2022: 27.360 zł
2023: 55.515 zł
2024: 65.919 zł
Koszt w przeliczeniu na jednego uczestnika wyniósł w 2024r. około 145 zł.
Głównym kosztem tego wydarzenia (16.851 zł w 2024 roku), pochłaniającym około 25% budżetu, jest wynajem barierek. W stosunku do roku 2021 nastąpił wzrost kosztów tej usługi o 95%. Komisja stwierdziła brak zapytań ofertowych skierowanych do innych firm wynajmujących barierki. Kolejnym wydatkiem, którego wartość wzrosła w kontrolowanym okresie o 75%, jest koszt pomiaru czasu. Zakup pucharów, trofeów i tabliczek wyniósł w 2024 roku 5.490 zł, co stanowi wzrost w stosunku do poprzedniego roku o 85%. Rosły koszty obsługi technicznej (o 56%), obsługi konferansjera, zabezpieczenia trasy przez Ochotniczą Straż Pożarną.
- Zespół kontrolny uważa, że dobrze byłoby wrócić do prowadzenia imprezy przez pracowników WOSiR - wynika z dyskusji nad raportem pokontrolnym. Komisja wnosi też o podjęcie działań zmierzających do ograniczenia, dostosowania liczby jednostek OSP, które zabezpieczają trasy, do faktycznych potrzeb wydarzenia.
- Żeby to jakoś zracjonalizować - mówił Paweł Zawadzki. - Na tę chwilę nie wiemy, z jakiego klucza to idzie, skoro raz na zabezpieczenie przez OSP wystarcza 500 zł, a w następnych latach - 8 tys. zł - mówi radny Paweł Zawadzki.
456 zł za osobę
Podobne wnioski komisja wyciągnęła po analizie kosztów organizacji wyszkowskiego triathlonu "Nadbużański Trójkąt". Pierwsza edycja imprezy odbyła się w 2020 roku i została zorganizowana nakładem 5.417 zł przy 50 uczestnikach. W okresie kontrolowanym limit zapisów wzrósł do 150 osób, a koszt organizacji i obsługi podniósł się do 86.850 zł. Organizacja wydarzenia w kolejnych latach kosztowała:
2020: 5.417 zł
2021: 52.980 zł
2022: 51.317 zł
2023: 88.786 zł
2024: 86.850 zł
Koszt w przeliczeniu na jednego uczestnika wyniósł w 2024r. około 456 zł.
Dlaczego my to zlecamy?
- Głównym wydatkiem przy "Nadbużańskim Trójkącie" jest partner organizacyjny, Fundacja "Wychowanie przez Sport", która od 2021 roku pochłania koszty: w 2021 r. - 35 tys. zł, w 2022 r. - 50.657 zł, w 2023r. - 65.400 zł, w 2024r. - 62.500 zł. Wynajem kajaków kosztował: w 2021 r. - 5.289 zł, w 2022 r. - 8.069, w 2023 r. - 11.004, w 2024 r. - 10.750 zł. Zabezpieczenie trasy przez OSP: w 2021 r. - 480 zł, w 2022r. - 660 zł, w 2023 r. 5.580 zł, w 2024r. - 8.040 zł - wyliczał radny Paweł Zawadzki.
- Dlaczego my to zlecamy firmie zewnętrznej? - pytał radny Bogdan Osik.
- Dyrektor mówił, że ma za mało pracowników - zauważyła radna Joanna Kulesza.
- WOSiR zatrudnia 43 osoby. To jest połowa tego, co w całym Urzędzie Miejskim - stwierdził przewodniczący komisji kontrolnej.
Zdaniem zespołu kontrolnego, fundacja wykonuje przy organizacji wydarzenia dużo rzeczy, które w swoich zakresach obowiązków mają pracownicy WOSiR.
- W celu obniżenia kosztów może być to wykonane zasobami własnymi WOSiR, z wykorzystaniem własnego personelu, zgodnie z zakresem jego obowiązków. Niedostateczne jest też wykorzystanie zasobów Urzędu Miejskiego i jednostek podległych. Wiemy np., że jest nagłośnienie w "Hutniku", a nie zostało wykorzystane, jest generator prądu, a był wynajmowany. To są imprezy cykliczne, można się do nich przygotować przez cały rok. Te zasoby można ukierunkować tak, by pracownicy WOSiR i gminy "ogarniali" te dwa największe wydarzenia - uważa Paweł Zawadzki.
Zaznaczył, że zespół kontrolny prosił dyrektora WOSiR, żeby ujawnił, dlaczego partner zewnętrzny pobiera tak dużą opłatę.
- Np. koordynator projektu otrzymuje 8 tys. zł. Tylko, że koordynatorem to powinien być jeden dyrektor WOSIR, drugi dyrektor WOSiR, albo pracownik WOSiR - mówi Zawadzki.
- Pytanie, czy własnymi zasobami byśmy dali radę to zorganizować? - zastanawiał się radny Radosław Biernacki.
- Pierwsza edycja była zrobiona i udało się. Można się przygotować. To jest kwestia planowania - twierdzi Paweł Zawadzki.
"Sklonowany" trójkąt
Radny Paweł Zawadzki zauważył też, że fundacja "sklonowała" imprezę "Nadbużański Trójkąt" i organizuje ją w kilku miastach w Polsce, np. Trójkąt Legnicki.
- Grafiki, forma - wszystko jest takie same. Dyrektor WOSiR nie widział potrzeby zastrzeżenia prawa własności, prawa autorskiego. On się cieszy i uważa, że jeszcze lepiej, że się to "rozchodzi" - mówi.
- Jak coś jest dobre, to niech się rozchodzi... - skomentował radny Mateusz Wyszyński.
- Super, ale można było z tą firmą, fundacją jakiś gruby rabat ustalić, jeśli chcą to wykorzystywać - uważa Joanna Kulesza.
Rozbieżności w dokumentach
W przypadku obydwu imprez zespół kontrolny stwierdził rozbieżności w dokumentach, dotyczących kosztów organizacji wydarzenia, podawanych przez Urząd Miejski, w tym m.in. byłą naczelnik Wydziału Promocji Edytę Wittich, a kierownictwo WOSiR.
- Był straszny kłopot z uzyskaniem informacji o kosztach tych wydarzeń - przyznaje Paweł Zawadzki. - Raz dostaliśmy takie dokumenty, potem się okazało, że część kosztów jest po stronie gminy. Gmina przekazuje środki do WOSiR na pokrycie kosztów tego wydarzenia. Mamy pewną niezgodność w dokumentacji, rozbieżność na ponad 9 tys. zł (przy jednej z edycji "Nadbużańskiego Trójkąta" - red.). Poprosimy burmistrza o wyjaśnienie sytuacji.
Zespół kontrolny dotarł też do błędnie naliczonych faktur za pomiar czasu na biegu. Po interwencji zespołu nastąpiła korekta faktury i została zaksięgowana niesłusznie pobrana kwota 625 zł.
Z tych powodów zespół kontrolny zaleca sporządzanie raportu z każdego takiego wydarzenia, zawierającego szczegółowy opis wydatków i wpływów, i przedstawienie raportu nie później niż 3 miesiące od organizacji imprezy.
"Zna rynek, zna ceny, nie widzi potrzeby"
Zespół kontrolny zwrócił uwagę na - niewłaściwy jego zdaniem - sposób wyboru usługodawców zewnętrznych.
- Zespół wskazuje na niepodważalną potrzebę przeprowadzenia rozeznania rynku, w tym zapytań kierowanych do wielu podmiotów, mających na celu wybór najtańszej oferty. Pan dyrektor wyjaśniał komisji, że nie wysuwa zapytań ofertowych, bo zna rynek, zna ceny, nie widzi takiej potrzeby, nie ma pracowników, nie ma czasu. W naszej opinii to jest niepodważalne, że coś takiego trzeba robić - mówił Paweł Zawadzki.
- A czy to nie jest obowiązek, że przed wyborem oferenta trzeba mieć co najmniej trzy oferty? - pytała radna Joanna Kulesza.
- Mieliśmy problem, żeby uzyskać od dyrektora informację, czy wysyła zapytania oferowe. Tak naprawdę powiedział, że nie wysyła - odpowiadał Paweł Zawadzki.
Dlatego zespół kontrolny, dla zachowania przejrzystości, zalecił sporządzanie adnotacji wraz z rzetelną argumentacją, dotyczącą wyboru konkretnej oferty.
- Argumentacja jest istotna, bo czasami oferta może być droższa, ale będzie z jakichś powodów lepsza. Poza tym faktury powinny zawierać dokładny opis usługi, a nie np. plakaty - mówił przewodniczący zespołu kontrolnego.
W 2022 roku pracownicy WOSiR uczestniczyli w szkoleniu, dotyczącym prowadzenia rejestru umów.
- A więc pracownicy zostali przeszkoleni, mają umiejętności, dlatego zespół kontrolny wnosi o wykorzystanie tych kompetencji i założenie publicznego rejestru umów. Korzyść będzie wielowektorowa - uważa Paweł Zawadzki.
Wnioski pokontrolne i zalecenia
1. Zespół kontrolny wskazuje na nierzetelny przegląd faktur kosztowych, przez co zaleca odpowiednią analizę każdej faktury przedłożonej przez wykonawcę usługi w celu eliminacji zawyżonych kosztów.
2. W celu obniżenia kosztów organizowanych wydarzeń wskazuje na wykorzystywanie zatrudnionego personelu w Wyszkowskim Ośrodku Sportu i Rekreacji, jak inspektor ds. imprez, referent ds. imprez, główny księgowy. Zespół kontrolny zwraca uwagę na niedostateczne wykorzystywanie zasobów posiadanych przez Urząd Miejski i jednostki podlegle.
3. Zespół kontrolny wskazuje na niepodważalną potrzebę rozpoznania rynku w postaci zapytań ofertowych, lokalnych i krajowych usługodawców, mających na celu wybranie najkorzystniejszej oferty. Po weryfikacji wybranej oferty zespół kontrolny zaleca, rzetelną argumentację wybranej oferty w postaci pisemnej notatki, opatrzonej datą i podpisem sporządzającego.
4. Zespół kontrolny zaleca sporządzanie raportu z każdego organizowanego wydarzenia z jednoczesnym podaniem wydatków i wpływów w celu przedstawienia poniesionych realnych kosztów, nie później niż trzy miesiące od daty zakończenia imprezy. Oczekujemy skrupulatnego opisywania faktur wraz z podaniem nazwy usługi.
5. Zespół kontrolny po analizie wydatków związanych z wynajmem barierek zabezpieczających stwierdził konieczność podjęcia działań zmierzających do optymalizacji kosztów w tym zakresie oraz przeanalizowanie opłacalności zakupu własnych barierek w porównaniu z ich wynajmem. W toku kontroli ustalono, że:
- koszt wynajmu barierek zabezpieczajacych stanowi znaczący udział w budżecie przeznaczonym na organizację wydarzeń
- wysłanie zapytań ofertowych dałoby możliwość uzyskania bardziej korzystnych warunków wynajmu lub alternatywnych rozwiązań
6. Analizując wydatki związane z zakupem pucharów i medali, zespół kontrolny zaleca konieczność podjęcia działań w celu optymalizacji kosztów w tym zakresie. Dostosowanie ilości pucharów i medali do faktycznego zapotrzebowania. Zakupy hurtowe, realizowanie większych zamówień jednorazowo, co powinno pozwolić na uzyskanie rabatów u dostawców. Wybór tańszych, ale też estetycznych rozwiązań - analiza rynku pod kątem dostawców oferujących wysoką jakość w niższej cenie.
7. Aktywne poszukiwanie sponsorów - nawiązanie współpracy z firmami i instytucjami, które mogłyby sfinansować zakup nagród w ramach promocji swojej działalności.
8. Analizując dynamicznie rosnące koszty wynajmu kajaków, zespół kontrolny zaleca:
- przegląd ofert rynkowych
- wykorzystanie kajaków będący w zasobach własnych (WOSiR ma 6 kajaków, których nie wykorzystuje przy organizaccji imprez własnycch, korzystając z oferty firm zewnętrznych. Komisja zwróciła tu też uwagę na niski koszt wynajmu kajaków przez WOSiR - 35 zł przy cenach rynkowych 150 zł).
- negocjacje cenowe w celu uzyskania rabatu przy tak dużym zamówieniu
9. W związku ze wzrostem kosztów zabezpieczenia tras, zespół kontrolny wnosi o konieczność podjęcia działań w celu optymalizacji kosztów w tym zakresie:
- ograniczenie jednostek OSP do minimum - dostosowanie do faktycznych potrzeb wydarzenia
- zaangażowanie woluntariuszy i służb porządkowych
- alternatywne formy wynagrodzenia - w zmian za zabezpieczenie wydarzenia można zaproponować inne formy.
Dyrektor WOSiR Adam Szymański nie odnosi się do wyników kontroli.
- Nie przyjąłem raportu i nie chcę go komentować - mówi.
